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如何拟定活动筹备计划  

2013-07-25 22:03:28|  分类: 活动营销概述 |  标签: |举报 |字号 订阅

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如何拟定活动筹备计划 - 活动营销Jason - 创新活动  点燃梦想

凡事预则立,不预则废。活动筹备计划是有效地协调各项工作、推动各项工作顺利进行的最重要的工具,是项目管理活动的首要环节。抓住这个环节,就可以提挈全局。所以活动筹备计划是活动成败的关键性因素之一。


活动筹备计划主要包括以下几项内容:

1、 工作计划。也称实施计划。是为了活动项目最终实现而制定的实施方案,要说明以什么方法组织实施活动,需要做什么样的工作,如何利用各方面资源达到最佳效果等。

2、 人员组织计划。主要表明各子项目中的各项工作有谁来负责,以及相互关系。在这份计划中,通常都采用框图式构架,各项工作、负责人、具体情况等内容都集中在一起,制作一个人员组织计划表。可以让工作人员一目了然。

3、 活动进度计划。根据活动的正式开始时间和筹备工作正式开展的时间,对筹备工作的各项任务列定工作进程计划。通常情况下,指定活动进度计划时会采用框图式构架。

4、 财务预算计划。对于活动实施过程中的各项费用预算。
5、 文件档案管理计划。因为在每次活动过程中都会产生很多的相关文件和档案,如在活动审批过程中的行政文件和与相关单位签定的合同等。这些文件档案在整个活动过程中的作用非常关键,可以说是活动赖以开展的前提条件。所以对于文件和档案的管理在活动筹备前期就要安排妥当,最好安排专人负责。

6、 应急计划。这方面是很多活动的主办方最容易忽略的地方,一方面是因为活动过程中出现的突发事件不太容易让人把握,应急计划不知该从何入手;另一方面也在于大多数活动组织者对活动的风险管理没有一个清晰的认识,在意识里还没有风险管理的概念。但是大型活动一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点,在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。所以,一份相对严密的应急计划还是不能少的。

活动的筹备计划可分为概念性计划和详细性计划二种形式:
1、 概念性计划,是确定初步的工作分解结构计划,规定了活动的主要计划因素界限和重点。也叫自上而下的计划。
2、 详细性计划,通常叫由下而上的计划,是制定详细的工作分解结构计划,详细到每一项具体任务。详细计划制定了活动的详细范围。

在制定活动筹备计划的时候,一般情况下由项目负责人制定整体工作方案,即概念性计划;然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细计划,再交于项目负责人进行计划汇总,以此控制整个活动进程。

因为一次活动的组织,特别是大型活动的组织,需要我们准备的事情的确很多、很乱,有时候即使大家都坐下来想也未必能考虑齐全,但是如果不事前把该做的事情都准备好,那么到了活动开始的现场就一定会方寸大乱。所以,怎样把活动现场需要考虑到的事情都考虑到,并在活动开始前都准备妥当就成了活动能否顺利进行的关键。我觉得应该从以下几个方面着手:
1、“好记性不如一个烂笔头”。
把应该做的工作都记在纸上,白纸黑字清清楚楚。活动前期以活动内容为核心,按照严格的逻辑顺序和合理的项目分类把围绕活动内容而需要开展和准备的活动一一罗列,然后再从每个活动入手,把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展开,根据活动的具体性质制作一个“活动现场事物预置表”(表样如附件1)。然后按照这张表上的内容对会前工作严格实施。

2、头脑风暴法
“头脑风暴法”是广告创意中比较常用的思维方法,由于对于活动现场的各种事物和突发事件的准备和预防是一件很繁杂的事,每个人并不能保证把所有的东西都考虑进去,所以在这个时候运用“头脑风暴法”发动所有人的智慧就有可能让前期准备趋于完善。


3、及时吸取教训,善于总结经验
由于各种大型活动的复杂性,保证每次活动都开展的顺顺利利、一点都不失误几乎是一件不可能的事情,每次总会出现未曾预料的事情和疏忽的方面。所以在每次活动过后及时地整理在活动过程中出现的失误、总结活动中创造的先进经验就显得犹为重要。所谓“吃一堑、长一智”,这次的失误下次坚决不能再出现,这次的经验下次一定更好的运用。这就为我们以后的活动管理积累了良好的基础。

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