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如何有效的执行一场公关活动  

2013-03-29 19:48:51|  分类: 公关营销活动 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一场活动执行分四块:现场布置、活动彩排、现场服务、活动事宜。

现场布置主要就是场地。

我们怎么跟场地沟通,我们跟场地沟通的技巧有哪些,我们需要得到的信息有哪些。我列了几点:

1、布展时间,确定布展时间也是为了能够把更多的时间留给彩排,然后设备调试;

2、确定进场路线最大的体积,在很多场地,进场路线都是不同的,可能会经过很多门槛,但是在每个门槛的时候,我们一定要测量它最大可以通过的体积,才可以确定我们的木结构或者其他的结构,体积能够做到多大,是在之前切成块还是之前拼装;

3、现场电源线和闸的情况,有些活动我们也碰到过,它的容量达不到负荷,整个现场跳闸,所以一定要知道现场的用电量,看看我们设备的最大负荷是多少;

4、确定各扶持、安全出口的位置,包括我们的VIP室位置,面积、座位人数、摆放要求,我觉得一个会里最重要的,只是看我们的领导满不满意,我个人觉得是这样,所以在VIP室布置的时候,一定要跟客户确认很多细节的东西,因为这块直接关系到我们的领导所在的环境、氛围的包装,包括它的现场需要什么样的座椅,什么颜色的座套,需要什么样的桌花,需不需要热毛巾、果盘,矿泉水还是热水;

6、签到台、展示区指示路线的位置,还有确定现场座椅的数量、摆放形式,还有网络的接口,因为现场有些媒体,可能会需要发微博,或者现场直播,我们要提前了解网络需要的容积率是多少;确定现场的温度,还有最主要的是停车场,因为现在我们的客户对他们的嘉宾分等级分得特别厉害,对于停车场的管理也是非常重要,哪些是VIP的停车场,哪个区域是嘉宾的,哪个区域是媒体的,这也有分区;确定客户的特殊要求,这个要求很多时候是靠我们的经验主动跟客户提出来,可能现场会有一些地方觉得布置得不太好,我要去跟客户这样说,看客户同不同意我们这样做,所以有些要求客户没有提出来,我们要想在前面。我们的场地沟通完了之后,就需要对客户进行逐项核对。

这里面最重要的一点是,在我们最后设计的时候,一定要弄清我们设计的物料清单有哪些。有时候我们做设计的时候很简单,只是客户要求什么,我们就做什么,但是我们反过头来再看这个设计的时候,就发现少了很多设计物,小到人名的桌卡,甚至有一些大的制作物的设计都没有做。

第一,在做设计的时候,一定要先有一份设计清单,根据清单每一份的尺寸、大小、颜色、数量,做一个详细的brief,再进行设计。

第二,注意文稿的清晰度和出血量。这些细节,我们的第三方,还有我们的供应商可能都出来出血量什么的,但是如果我们如果不跟供应商沟通的话,他可能觉得有些地方有出血,有些地方没出血,做出来的尺寸可能过大或者过小。

第三,颜色、文字、LOGO,要细到每个字、每个标点,从头到尾要一遍一遍地检查。

第四是现场制作物,如果达不到我们的要求,一定要返工,或者及时不久,以防我们的客户去深究这件事情。

第五我们要带一些现场备用的物料。我们经常会带不同尺寸的LOGO,其实很多制作物可能会在现场出现问题,我们带一些备份的LOGO可以现场不久,贴到制作物上面,这个效果还是不错的。

第六,材料是否货真价实,这个一般都没有问题。

第七,施工人员安排到位。

 第八,电工要带电工证。

 第九,施工场地需要施工,做会的有很多人都知道,基本上都是需要工作人员,还有施工人员的施工证,还有相关的资料,都需要提供报备,如果我们少一个身份证,那这个人可能是进不去的,还有停车场也是这样。

这些都做完之后,是现场布展,这个也非常重要。我们要告诉第三方,现场的一些像讲台,还有展区、签到区有各种指示系统,还有设备的摆放位置,要现场去定,有可能我们之前已经定好了,但是现场要跟三方沟通去定位。现场布置的时候,我们可以腾出来一些时间,做其他的工作,例如我们现场有很多客户给我们礼品,我们要发给我们的嘉宾,这时候我们去装资料袋,装礼品等等这些琐碎的事情。

我们的布展完成之后,这时候需要逐项对我们的制作物每个细节、每个环节进行检查。

第一项是所有的展示物的文字、LOGO、主题、内容还有它的画面对错进行观察。我们在做设计的时候,会出一个详细的物料清单,但是在设计做完之后,我们会把最终确认的设计做成PPT,这个PPT就是为了核对现场所有制作物的数量,包括它画面的一些内容。

第二,按照我们的路线,逐一检查我们沿途的一些展示物,包括指示系统等等。第三到第七点,如果作为一个项目管理者、项目负责人,如果觉得现场有问题,像接缝有问题,有分层,灯有问题,这些东西都是要重新返工的,所以这些细节我们要逐一核对。


第二部分是活动彩排,主要分两部分,第一是设备彩排,第二是流程彩排。

设备彩排,在彩排过程中,你就是一个舞台的导演,所有人必须听你的。在彩排之前,我们需要把所有的各个端口负责人一起开一个流程会,这里面有几个重要的端口负责人,包括视频、灯光、音响就不说了,还有主持人的负责人,礼仪负责人,还有台口负责人,还有导播负责人,还有演艺负责人,这五种人,还有AO台的三类人。这八类人必须在一起开一个流程的会,我们需要把这些流程的细节从头到尾跟每一个负责人沟通,哪些需要上下场,哪些需要灯光,哪些需要主持人台词串词,这些细节都需要跟负责人沟通。

第二,提前准备视频、音乐的素材,在彩排的过程中,如果遇到一些问题,一定要停下来,第一时间去纠正这个问题,如果在彩排过程中是很顺的往下彩的话,有问题不说,这个问题有可能在第二次彩排中还出现,所以第一次是抓细节,把所有的细节都挑出来,一个一个去过,这样的话,在第一次彩排的时候,所有人对流程都非常清楚,包括细节要求也非常清楚,在第二次彩排的时候,他们对这个流程就不会有异议,各自也知道自己做什么。流程彩排跟设备彩排没有太大的区别,流程彩排是演艺人员、主持人等等都会融进来,包括实际现场的导播系统、道具都会融进来。

彩排结束后,还有一些琐碎的事情很重要。

第一我们的人员是否要看管好物资,包括礼品或者整区的设备。

第二是负责让你的助手提前预订好午餐,确认人数。

第三是检查各区域的展示物品是否到位完好。

第四,确认签到是否准备妥协。

第五确定礼仪等第三方是否到场。

第六确认名单有无更改,这点很重要,我们在做会的过程中,现场串词名单的修改,是时时刻刻都在进行修改,所以这块一定要跟我们的客户一直保持联系,去时时刻刻问我们的客户,我们的嘉宾名单有没有修改。

第七,我们的礼仪提前3分钟上岗,还有确认VIP的茶点、桌花准备情况。接下来是养精蓄锐,准备战斗。


然后是现场服务

第一是会议签到,在会议过程中,最重要的是领导的感受,我们所有的工作都是围绕着领导来做,所以在对VIP接待这一块,我们需要有专人专门的礼仪,还有现场专门的工作人员,还有专门的我们的客户,需要一对一地去接待我们的VIP嘉宾。包括VIP嘉宾的一些特殊要求等等,我们都需要逐一地去过问,逐一地去安排。签到的话,我们需要提前把我们的房卡还有住宿名单进行分配,现场第一时间把所有的物料,包括房卡资料、名单发放给我们的VIP嘉宾。

集中精力,应对突发事件。在会议过程中,有很多细小的问题会出现,直接会导致我们会议的成功与否,所以我个人觉得,在会议会务过程中,服务细节是非常重要的,尤其是执行力度。所以在会议过程中有很多突发事件,我举了11项,包括现场的物料管理,包括现场一些细小的进出入大门,还有AV设备的细节等等,都会有简单的说明。

我们现场布置结束之后,撤展时,将完美进行到底。对于撤展,我个人认为撤展最关键的一点是,第一是案时撤展,第二是在撤展过程,千万不能把酒店的设备、物品混杂,这样的话我们之前交的押金肯定不会给我们,这是很关键的两点。

最后一个会后的事宜,希望我们三天内去完成的,第一点是收集相关的影像资源,提供给我们的客户。然后撰写我们的活动报告及相关的感谢信。第三是提交一些满意度的调查表。第四是撰写我们的总结报告,还有提交一些相关的物料和资料。

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