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如何撰写活动执行手册  

2013-02-26 15:07:56|  分类: 活动营销概述 |  标签: |举报 |字号 订阅

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如何撰写活动执行手册 - 活动营销Jason - 创新活动  点燃梦想

出色的完成一场公关活动,需要公关公司内部多个部门的相互协调配合。从策划提案,到现场执行,还有贯穿全程的客户服务……在活动执行中,客户需要公关公司提供各种各样的文档和表格,如果将这些文档和表格汇总起来,就是活动的执行手册。

无论是哪种类型的活动执行手册,都有一个基本的思路,掌握了基本的方法,就可以融汇贯通,形成自己的风格。

首先,要掌握客户对活动执行的评价标准。

每个客户对活动执行的关注重点和评价标准都不尽相同,比如同样是一场新闻发布会,有的客户关注领导的接待和会见安排是否周到合理,那么主要领导对活动的评价是主要的衡量标准;有的客户关注媒体记者的感受,重视每个环节的设计是否有让媒体记者可挖掘的新闻点,那么传播效果是活动成功与否的评价指标;有的客户关注现场的流程是否有创新性,让来宾对活动留下深刻的印象,那么创意新颖和来宾感受是客户最为关注的。因此,掌握客户的关注重点和主要评价标准,有侧重地汇编活动执行手册。

活动执行手册通常要包括活动背景、活动要素、活动流程、活动规模及人员构成、布置方案、流程控制表、保障方案、各种清单和人员分工等内容。

1.活动背景:此部分撰写通常由客户方与策划方共同完成,在活动邀请函、新闻稿等文件中也会有所体现,主要是让参会人员和工作人员对活动有基本的认知

2.活动要素:活动既定的举办时间、举办地点和参加人员。

3.活动流程:活动既定的议程,晚会演出类活动通常称为“节目单”。

4.活动规模及人员构成:活动既定的参加人员总数和构成,比如一场新闻发布会的规模为200人,其中主办方领导10人,特邀嘉宾10人,合作机构代表30人,媒体记者120人,公司内部参会人员20人,公关公司工作人员10人,总计规模200人。

5.布置方案:图文并茂呈现确定的场地布置方案,包括3D部分的平面布置图、3D效果图、人员流动示意图、主要尺寸图和设计小样、设计尺寸、制作材料、制作数量。

6.流程控制:主要是针对活动现场流程部分的音响系统、视频系统、灯光系统、舞美道具、礼仪小姐、节目演出、摄影摄像和环节催场等工种的工作说明,并要求各工种在活动流程进行到某一时间节点要完成相应的工作。

7.保障方案:如嘉宾接待、安全保障、应急疏散等方案等,以保障活动的顺利举办。

8.各种清单:活动执行所需的各种人员、物料的汇总表,主要包括设计制作清单、AV设备清单、物料清单、礼品清单、工作人员联络表、现场音视频文件清单、节目清单等。

9.人员分工:对公关公司执行活动的人员架构,上下级关系和工作分工进行说明。最后,要尊重客户习惯并随时更新。以客户认可的格式和标准提交,尊重其阅读习惯和思维方式,避免费尽心血完成的海量文件变成“废纸”。比如政府或国企类的客户一般需要Word版的文件,而且有统一的格式,按客户的要求排版,便于客户对接人将文件向上汇报。而外企或IT类客户要求版式美观,条理清晰,这就需要我们在编辑时和排版上更加注重美感和逻辑性。

总之,在撰写活动执行手册时要特别注意细节,把活动执行当做拍摄一部电影,把每一个环节当做一组镜头,不断在脑海里回放,反复推敲每一个细节。

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