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公关活动前期预算及目的规划  

2012-10-22 16:15:58|  分类: 活动营销概述 |  标签: |举报 |字号 订阅

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       如今,公关活动是企业日常经营过程中的不可获缺的项目,企业离不开公关活动,它的形成与举办为企业提升品牌形象,促进销售业绩等起到非常至关重要的作用。

 那策划一场或一系列的公关活动前期该如果准备?

 我们认为设计和举办一次活动常常被比喻为执导一部电影,无论它是普通会议,还是公司活动、筹款活动、正式会议、会展活动、奖励活动或者其它特殊活动。但实际上筹办活动更像在策划一场现场直翻的表演。它是一场高空走钢丝而没有安全网的表演,活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成,不可能有预先排练。你不可能喊:“停折”,然后重新拍摄。拍电影时可以通过剧本预知未来,而活动进行中你就无法预测你的客户和供应商们将怎样相互打交道,怎样作出反应。不过你可以事先计划,做一些准备工作,以便随时处理意外情况。

 任何一场活动,无论是50人的小型活动还是2000余人的大型活动,应该像电影制作那样有详细的剧本,活动的预算也应该说明明确。为各类会议、公司活动、新品发布会、答谢晚宴、年会和特殊活动所作的预算少则几万,多则可达几十万甚至超过100万。

 在你开始策划之前,你首先应该决定是否举办这次活动。如果决定举办,那就要决定活动的规模,而活动规模取决于两个要素:资金和目标。

 你能花多少钱?

 你应做的第一件事是确定你能为活动预备多少钱,即使最小型的活动也必须有资金保证。你可能会发现你的资金还不足以举办一场活动。等待有足够资金再举办活动比活动开始后因资金不足而搁浅要好得多。如果资金没有问题,那么你必须提前决定能花多少钱,然后按照预算来策划活动。预先对费用作粗略估算很有必要,因为通常先要获得上级部门对预算的批准,活动才能举办。下面列出的初步预算的样本,将帮助你粗略估算出举办活动的主要费用。

活动成本的初步估算

 一般来说,你可以从供应商那里获取你想购买的各种物品的书面报价,在初步预算得到批准后这些价格将会确定下来。

 例如:邀请函、住宿、交通费、会场租金、会场布置费用、食品、饮料、装饰、舞台布置、视听设备、灯光、特殊效果、摄影摄像、保安、宣传材料、公关费用、媒体、各种杂费等;

 制作一份详细的清单,暂且不计费用,把所有可能需要的东西都包括进去,然后用彩笔票出其中必须列入的项目。剩下的项目可以在初步预算确定之后有选择地补充进去。如果你的初步成本估算只包括了必有的项目,而总成本却超出了预算,那么你就应该慎重考虑是否进一步实施预定计划。如果初步估算远未超过预算,那就可以开始添加那些备选项目了。

活动的目的

下一个需要考虑的事是活动的目的。你为什么要举办这次活动?你的目标与动机是什么?你希望达到什么目标?你必须清楚活动的目标是什么。活动的目标必须有意义,比如说,推出一种主要产品、一种新车型、或奖励销售业绩优秀的员工。只有这样,活动才值得举办。不要将活动用作掩饰内部策略的花样。例如。为了发布一种因有缺陷而销路不好的产品来举办一次豪华的活动,这样不公解决不了问题,而且还会导致资金浪费、损害公司名誉等更多的问题。所以,一次要确保活动有举办的意义。根据我们的经验,下面列举了一些不同的活动要达到的目标以供参考:

会议
提供产品或公司的最新信息
办公室外的聚会
交流观点
寻找解决现存问题的办法
推出一项新产品
提供培训

公司活动
答谢员工、客户、供应商
颁奖宴会
供应商和本公司员工的聚会
推出新产品
提高公众知名度、品牌知名度
里程碑式的纪念(10周年庆典,50周年庆典,1000万业绩等)

筹款活动
为科研工作筹款
吸引媒体关注
提高公众知名度
吸引新的赞助商
寻求新的支持者和捐款
增加自愿者的数量
为未来的活动、赞助和捐款积累人脉

大型会议
汇集各类人物,交流信息和观点
推出新产品
表彰销售业绩
是员工、销售人员、供应商、客户和企业家见面的机会

奖励活动
举办特别的活动来庆祝销售业绩的增长
汇聚高级销售人员商讨未来策略
促进高级销售人员和高层管理人员在工作以外的沟通
取得员工家属和合作伙伴的支持

特殊活动
吸引媒体关注
提高公众知名度
吸引新客户
推出新产品
表彰
答谢

你的目标将决定你如何制定计划和举办活动。如果你想为与会的客人准备一场活动,但客人们在同一个晚上还可能会选择参加其他活动,那么你的目标就是激发他们的兴趣,吸引他们来参加你的活动并愿意留下来与你的员工交流沟通。

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