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活动策划的前期准备:构思、项目团队、时间表  

2010-12-11 21:36:14|  分类: 活动营销概述 |  标签: |举报 |字号 订阅

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活动策划的前期准备:构思、项目团队、时间表 - 策划国华 - 活动:让生活更美好

前期准备-构思

摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动的全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充:
–每个环节可能出现问题的地方;
–每个环节所需用到的物料;
–每个环节是否可以再优化;
–每个环节是否给人惊喜;
在构思完成后,再次检查你的目的是否达到?
在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?

团队构成

1、确定你的工作团队
§项目负责人
§参与部门
§项目所必须的人员配备
2、确定你的供应商 
§供应商列表和对应联系人:
§ 场地
§ 搭建
§ 租车/礼仪
§ 摄影摄像
§ 其他

项目推进表

1、项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3 )
–项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容;
–物料清单:列举已有物料及需要准备的物料;
–人员分工:列出每个子项目负责人;

2、必须首先确定不可控因素:
–场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地
–重要来宾:他们的时间、行程是不确定的
–其他不可控因素

3、预定的检查时间通报:

–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐
–使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?
应付意外情况、赢得补救机会

活动管理表

1、活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)
2、活动物料汇总
3、接待流程和要求
4、活动现场具体分工(人员位置和要求)
5、文案准备
–新闻稿
–主持人稿
–领导讲话稿
–重要领导的现场文件夹内容资料

6、通讯录
活动管理表的主要目的-确定活动基本要素/相互关系及检查点

明确活动基本要素利于活动掌控
–参与人员的工作指导,提升工作效率
–新增人员的活动手册,利于快速到位(补位)
相互关系的确认
–部门之间的配合和各自负责人;
–哪些事情可以同时进行;
–完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法;
定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展,并对意外情况作出补救。

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